آشنایی با اشتباهات رایج در حسابداری
حسابداری بخش مهمی از هر کسب‌وکار به شمار می‌رود و وقوع کوچک‌ترین اشتباه در فرایند آن می‌تواند عواقب قابل توجهی برای شرکت‌ها، سازمان‌ها و کسب‌وکارها داشته باشد. از طرفی براساس قوانین، دفاتر قانونی کسب و کارها اعم از دفتر روزنامه و دفتر کل نباید مخدوش شوند و همین موضوع بر اهمیت شناخت اشتباهات رایج در حسابداری افزوده است.
اگر واقع بین باشیم، با شناخت اشتباهات رایج در حسابداری، می‌توان از بسیاری از هزینه‌های غیرضروری جلوگیری کرد؛ چراکه اصلاح خطاها هزینه‌های قابل توجهی را به کسب‌وکار شما تحمیل خواهد کرد. به همین علت ما این مقاله از بلاگ رایان محاسب را به بررسی جامع اشتباهات رایج در حسابداری اختصاص داده‌ایم و توصیه می‌کنیم حتماً تا انتهای این مطلب با ما همراه باشید تا کسب‌وکار خود را از احتمال مواجهه با ضررهای جبران ناپذیر مصون نگه دارید.
اشتباهات رایج در حسابداری
فرآیندهای حسابداری به دلیل تخصصی بودن و پیچیدگی ذاتی خود، بستر مساعدی را برای بروز انواع اشتباهات فراهم کرده‌اند؛ به ویژه اگر مسئولیت حسابداری کسب‌وکار خود را به فردی بسپارید که فاقد تجربه و تخصص کافی در حوزه حسابداری است. کارشناسان ما متناسب با تجربیاتی که در حسابرسی کسب‌وکارهای مختلف کسب کرده‌اند، لیستی جامع از اشتباهات رایج در حسابداری تنظیم نموده‌اند که این لیست به شرح زیر است:
۱. از قلم افتادگی و عدم توجه به جزئیات
یکی از اشتباهات رایج در حسابداری به از قلم افتادگی مربوط می‌شود. به عنوان مثال، فرض کنید که سهواً یک معامله به طور کامل در دفاتر قانونی کسب‌وکار ثبت نشود، در این حالت چه اتفاقی خواهد افتاد؟ در این حالت با وجود برابر بودن اقلام بدهکار و بستانکار، مانده اشتباه خواهد بود و باید اصلاح شود تا کسب‌وکار با مشکلات مالیاتی مواجه نشود. به یاد داشته باشید که توجه به جزئیات، هسته اصلی حسابداری را شکل داده است.
جمع‌آوری دقیق داده‌ها و همچنین رعایت سیستم پشتیبان گیری از داده‌ها می‌تواند با انعطاف‌پذیری که به اسناد مالی می‌بخشد، مانع از ایجاد مشکلات حاد در گزارش‌ها و صورت های مالی شود. از طرفی توجه ویژه به حسابرسی‌های منظم می‌تواند مشکل از قلم افتادگی را نیز به خوبی کنترل کند.
۲. عدم تطبیق حساب‌ها در زمان مقرر
از دیگر اشتباهات رایج در حسابداری می‌توان به عدم تطبیق حساب‌ها در زمان مقرر اشاره کرد. توصیه تاکیدی ما به شما این است که گزارش های مالی را حتماً یک بار در ماه مورد بررسی قرار دهید. تطبیق داده‌ها این امکان را برای شما فراهم خواهد آورد تا از انطباق صددرصدی داده‌های مالی کسب‌وکار با حساب‌های بانکی اطمینان پیدا کنید.
به یاد داشته باشید که حتی اگر یک خطای بسیار کوچک مالی نیز در این بخش مشاهده شود، حتما باید سریعاً مورد رسیدگی و وارسی قرار بگیرد تا این خطای جزئی در آینده مشکلات بزرگتری برای کسب‌وکار و سازمان به بار نیاورد. در یک کلام، تطبیق سوابق مالی کسب‌وکار با حساب‌های بانکی به صورت هفتگی و ماهانه موجب می‌شود تا حتی بتوانید تقلب‌ها و اختلاس‌ها را نیز به موقع شناسایی کنید.
۳. عدم استفاده بهینه از نرم افزارهای حسابداری
در عصر حاضر که همه چیز با سرعت بالا به سمت دیجیتالی شدن حرکت می‌کند، امور مالی نیز از این قافله عقب نمانده و شاهد حضور روزافزون فناوری های جدید در حوزه حسابداری هستیم. نرم‌افزارهای حسابداری روز به روز پیشرفته‌تر از قبل می‌شوند و قادرند به راحتی عملیات‌های پیچیده حسابداری نظیر مدیریت داده‌ها، تولید گزارش‌های دقیق و حتی ارائه پیش‌بینی ها از وضعیت آتی کسب‌وکار را برعهده بگیرند.
البته باید توجه داشت که هر نرم‌افزار دارای کاربرد مشخص و معینی بوده و یکی از اشتباهات رایج در حسابداری به موضوع اشتباه در استفاده از این نرم‌افزارهای تخصصی مربوط می‌شود. کارشناسان ما در مجموعه رایان محاسب می‌توانند به شما در راه‌اندازی و استفاده از انواع نرم‌افزارهای حسابداری کمک کنند. اطلاع از نحوه کارکرد نرم‌افزار حسابداری به تیم مدیریت مالی کسب‌وکار شما کمک می‌کند تا به عنوان یک حسابدار خبره ظاهر شود.
۴. عدم برون سپاری امور حسابداری
مدت هاست که بسیاری از کسب و کارهای کوچک و بزرگ مدیریت امور مالی مجموعه خود را به شرکت حسابداری و موسسات معتبری که سال‌ها سابقه فعالیت در حوزه ارائه خدمات حسابداری دارند، واگذار کرده‌اند. حسابداران فعال در شرکت‌های ارائه کننده خدمات حسابداری سال‌ها سابقه فعالیت در حوزه رسیدگی به امور مالی کسب‌وکارها را در کارنامه خود دارند و به دلیل پویایی محیط و تخصصی بودن آن، همواره اطلاعات جامع و کاملی درباره تغییرات قوانین مالیاتی و رعایت اصول و استانداردهای حسابداری دارند.
همکاری با چنین موسساتی به شما کمک خواهد کرد تا نه تنها با جرایم مالیاتی مواجه نشوید، بلکه با استفاده از میانبرهای قانونی، از تخفیفات ویژه مالیاتی بهره‌مند شوید. از طرفی شما به هنگام برون سپاری خدمات حسابداری صرفاً در ازای انجام کار مشخصی هزینه پرداخت می‌کنید و این موضوع می‌تواند موجب صرفه‌جویی در هزینه‌ها و افزایش درآمد در طولانی مدت شود. بنابراین، اداره امور مالی با واحدهای سنتی حسابداری را باید در دسته اشتباهات رایج در حسابداری به شمار آورد.
۵. عدم پشتیبان‌گیری روزانه
از دیگر اشتباهات رایج در حسابداری که اهمیت بسیار زیادی دارد می‌توان به عدم پشتیبان‌گیری روزانه از داده‌ها اشاره کرد. محافظت نکردن از داده‌های مالی به شکل روزانه می‌تواند به کسب‌وکار شما آسیب‌های جدی وارد کند. فرض کنید که سیستم مورد استفاده برای ذخیره‌سازی داده‌های مالی آسیب دیده، هک یا گم شده است، حال اگر از داده های مالی نسخه پشتیبانی نداشته باشید، چه اتفاقی رخ خواهد داد؟
کلیه اطلاعات مالی کسب‌وکار به شکل آنی از بین رفته و امور مالی آن نابود خواهد شد! این درحالی بوده که با دسترسی به نسخه پشتیبان در فضای ابری می‌توان به راحتی از بروز چنین مشکلی جلوگیری کرد.
۶. کار کردن بدون بودجه‌بندی
تحلیل وضعیت مالی کسب‌وکار از جمله وظایفی بوده که برعهده حسابدار قرار گرفته و انجام این مسئولیت بدون بودجه‌بندی امکان‌پذیر نخواهد بود. به بیان ساده‌تر، بدون بودجه‌بندی، حسابدار هیچ معیار و پارامتری برای قضاوت و مقایسه سطح عملکرد کسب‌وکار در اختیار نخواهد داشت. نکته جالب‌تر اینکه بودجه‌بندی هم موجب کاهش هزینه‌های کسب‌وکار شده و هم اهداف مالی واقع‌بینانه‌ای برای کسب‌وکار ترسیم می‌کند.
در واقع وقتی از مسئولیت حسابداری صحبت می‌کنیم، شخص حسابدار باید کلیه جزئیات را ریز به ریز مورد بررسی قرار دهد؛ ولو آنکه این کار بسیار خسته‌کننده باشد. یک حسابدار به خوبی می‌داند که ثبت کلیه هزینه‌ها دارای اهمیت استراتژیک برای کسب‌وکار است. در واقع وقتی می‌توانیم بودجه‌بندی اصولی ارائه کنیم که یک منبع داده دقیق در اختیار داشته باشیم.
راهکارهای عملی برای جلوگیری از اشتباهات رایج در حسابداری
حال که با اشتباهات رایج در حسابداری آشنا شدیم، سوال این است که با انجام چه کارهایی می‌توان از بروز چنین اشتباهاتی جلوگیری کرد؟ در پاسخ به این سوال نیز راهکارهای عملی متعددی را می‌توان پیشنهاد داد که این راهکارها به شرح زیر هستند:
- عدم غفلت از انجام حسابرسی‌های خارجی و مستقل: اگر به دنبال آن هستید که اعتبار بیشتری به گزارش‌های مالی تهیه شده توسط حسابداران سازمان و شرکت خود ببخشید، نباید انجام حسابرسی های منظم را فراموش کنید. حسابرسان در واقع حسابداران خبره‌ای هستند که به دقت گزارش‌ها را مورد بررسی قرار می‌دهند و در صورت وجود مشکل آن را به شما اطلاع خواهند داد.
- استفاده از سیستم حسابداری موثر: استفاده از یک نرم‌افزار حسابداری حرفه‌ای که از قابلیت گزارش‌دهی و ارائه اطلاعات برخوردار است می‌تواند تا حد قابل قبولی مانع از بروز اشتباهات رایج در حسابداری شود.
- استخدام تیم حسابداری ماهر و باتجربه: رسیدگی به امور مالی یکی از کارهای تخصصی و مهمی بوده که نباید از آن غافل شد. افراد خبره‌ای که حداقل دارای چند سال سابقه کار هستند و گواهی دوره‌های آموزشی مختلف را در کارنامه خود به ثبت رسانده‌اند می‌تواند مانع از بروز اشتباهاتی در عدم پشتیبان‌گیری روزانه، اشتباه ثبتی یا از قلم افتادگی شود.
- آموزش صحیح و اصولی: برگزاری دوره‌های آموزشی برای پرسنل و کارکنان خود می‌تواند به آن‌ها در کسب آگاهی‌های لازم درباره تغییرات قوانین و اصول حسابداری کمک کند.
بهترین راهکار برای جلوگیری از بروز اشتباهات رایج در حسابداری
امروزخ استفاده از شیوه‌های سنتی در مدیریت امور مالی کسب‌وکار نمی‌تواند نیازهای حسابداری کسب‌وکار شما را به درستی برطرف سازد. تغییرات قوانین از یکسو و خطاهای انسانی از سوی دیگر می‌تواند نتایج فاجعه‌باری برای کسب‌وکار شما درپی داشته باشد.
برون‌سپاری امور حسابداری و سپردن مدیریت امور مالی کسب‌وکار خود به تیم‌های مجربی همچون رایان محاسب که بیش از ۲۰ سال سابقه فعالیتی در حوزه ارائه خدمات حسابداری دارد، می‌تواند مانع از بروز اشتباهات رایج در حسابداری که کسب‌وکارهای مختلف در حال دست‌وپنجه نرم کردن با آن‌ها هستند، شود. برای استفاده از خدمات ما و دریافت مشاوره رایگان کافیست همین حالا با شماره ۰۲۱۲۶۶۱۷۵۸۹ تماس بگیرید.
سوالات متداول
اشتباهات رایج در حسابداری کدامند؟
عدم توجه به جزئیات، عدم استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری، عدم برون‌سپاری امور حسابداری، عدم پشتیبان گیری روزانه و عدم تطبیق حساب‌ها در زمان مقرر.
بهترین راه حل برای جلوگیری از بروز اشتباهات رایج در حسابداری چیست؟
استفاده از خدمات مجموعه‌های معتبر ارائه کننده خدمات حسابداری که دارای سابقه فعالیتی بالا و حسن شهرت هستند.
اشتباه رایج از قلم افتادگی در حوزه حسابداری می‌تواند چه آثاری داشته باشد؟
موجب درج اشتباه میزان مانده در گزارش‌های مالی شده و ممکن است در حوزه پرداخت مالیات‌ها کسب‌وکار را به جهت کتمان بخشی از درآمد با جریمه‌های سنگین مواجه کند.
